ある持株会社は、日本本社からの駐在員30名と現地従業員3名がおり、複雑な給与支払い業務に苦労していました。米国で支払われる給与、日本本社で支払われるの給与/賞与、金銭以外の見なし給与や福利厚生は、グロスアップ計算をして源泉徴収する必要がありました。
問題点
南カリフォルニアから北カリフォルニアとテキサスへのオフィス移転、オフサイトサービスへの切り替え、現地生産の開始、製造ソフトウェアの導入などを、既存のサービス範囲を維持したまま行う必要がありました。
解決策
D社の人事担当駐在員と何度かミーティングを行い、以下のサービスを提供いたしました。
- 毎回の給料日に必要な給与情報
- フォーマットの変更
- 情報提出のタイミングを確立
- 報告する必要のある項目と金額を決定
- 毎年グロスアップ計算の調整作業(洗い替え)を実施
- 以下の詳細を考慮した駐在員情報の確認: 居住者か非居住者(出張者等) 着任日と帰任日 駐在中のステータス (単身または家族帯同)
- コミュニケーションの手順の確立
- 新しいワークフローの設定
成果
POSIからの提案によって、それまで利用されていた高額な会計事務所のサービスが必要無くなり、以下のような改善を導きました。
- グロスアップ計算と給与処理の同時作業により漏れが無くなった
- 日米社会保障協定に基づく米国でのFICAおよびメディケアの免除の適用
- 正確な個人所得源泉徴収処理
- 駐在員給与の守秘義務
- 潜在的な問題の分析とアドバイス
- コスト削減