ある会社（以下F社といたします）では、リーマンショック後に景気が悪化する中、経理部門の買掛金の支払い業務（A/P）および売掛金の入金業務（A/R）を、費用対効果がより高く、一元化された効率的な方法で管理する方法を模索していました。
問題点
- 大規模なビジネスであるため、APとARの機能が複数の従業員に分散され、非効率な状態になっていました。
- 10人以上の従業員がAPとARを担当するというコスト高な状況にありました。
解決策
- まず、クライアントの担当者から当社の担当者へ、業務知識の引き継ぎを行いました。この段階では、POSIの経理マネージャーをはじめ、正社員2名、サポートスタッフ2名を配置し、スムーズな移行に必要な情報収集を行いました。業務の移行においては、しばしば従業員との間に摩擦が生じやすいですが、引き継ぎのプロである弊社のチームにより、2カ月で業務知識の引き継ぎプロセスを完了させることができました。
- まず、クライアントの社員が構築したオリジナルのプロセスを継承しました。これにより、業務ソフト、会計システム、コミュニケーション、レポートなどのワークフローを処理しながら、クライアントの書類や情報の流れを把握しました。それを元に、どのようなプロセスを排除し、どのようなプロセスに置き換えるべきか、あるいはどのように改善すべきかを分析し決定しました。
- 弊社のチームは、AP、AR、および企業間APの内部管理手順を設定しました。POSIの専属マネージャーが各部門の責任者となり、クライアントの支店、顧客、ベンダーとの窓口となりました。
- 最後に、POSIスタッフのクロストレーニングを実施し、一貫性、安定性、事業継続性を確保しました。
成果
- 強力な内部統制の導入により、優れた業務品質を実現しました。諸業務が時間通りに処理されるようになった結果、クライアント、顧客、ベンダーへのタイムリーな報告や対応が可能となりました。
- 最終的に、クライアントの経理部門の社員は2名で済み、大幅なコスト削減が実現しました。
弊社サービスが提供する安定した業務継続性により、従業員の離職リスクも軽減されました。私たちはお客様のパートナーとなり、多くの点でお客様の業務機能の一部となりビジネス拡大をサポートさせて頂いています。
